如果顾客有意预订酒店宴会，那么，酒店营销人员便需问清楚宴会的日期、时间、名称、性质以及联络人姓名、电话，并书面记录下来。另外，顾客对菜单内容、饮料种类、赴宴人数、宴会预算、摆设方式、付款方式以及其他如花饰、活动酒吧、代支费等方面的要求，酒店营销人员也应如实记录。
 

    当然，在预约步骤中，酒店营销人员应提供报价单给顾客，因为大部数顾客在签订合约前可能还会与其他酒店进行比价。无论如何，酒店营销人员务必详细记录每次跟顾客洽谈的结果，处将其存档备查外，也需正确无误地将资料内容转达给其他相关人员。
    为方便起见，上述预约酒店宴会所需的资料都可囊括在宴会洽谈表中。有了宴会洽谈表，酒店营销人员与顾客洽谈时便可以马上将所有资料填妥，并将顾客的要求圈选出，并且在将宴会通知单发给各单位时，所有宴会需求一目了然。