在酒店内的每次活动之前，酒店应向撰稿人提供相关的信息材料或其他相关信息。接到撰稿人提供的文章后，酒店方面在做最后审视时，即使文章中含有某些负面的因素，酒店也应以书面的形式向撰稿人表示感谢。
六 与新闻媒体的关系
    通过以下的几项简单原则，酒店可以与新闻媒体方面保持密切的联系：
(一)认真准备新闻发布会
    任何的新闻信息发布会都应经过缜密的计划，书面的材料应符合特定媒体的格式，并留双倍行距以便编辑修改。
(二)避免重复
    除了一般的新闻信息发布会，酒店不应该尝试将同样的信息发布给几家媒体；相反，酒店应该以多层面的角度来提供信息。
(三)诚实
    面对质询，酒店的员工应保持坦诚的态度，迅速回复所有的质询。
(四)遵守时间
    对于大多数新闻而言，时效性就是生命。不能对某个问题迅速做出回复可能使这个报道失色，也可能会给成千上万的潜在客户造成巨大的影响。因此，一切新闻信息的发布和会议的举办都必须严格遵守时间。

七  个人采访
    如果你了解记者采访的目的或采访的一般意向，应该提前准备并研究酒店VI设计的相关背景材料，准备回应对方可能会提出的问题。应避免不负责任的评论或对竞争对手的随意抨击。首先应保持诚意，“无可奉告”的回复问题方式给人带来的是消极的感受。酒店方面应该保持清醒的认识记者们是来进行采访的，他们日后会根据此次采访来撰写文章或制作节目，要珍惜酒店出面澄清某些细节的机会。