直接通信的运用，最重要的是将那些较有把握的顾客制成一份名单，而且要的对象不实际，使该名单适时有效。推销函即使写得非常好，很有说服力和吸引力但若寄交也招揽不到生意。
所谓对象的实际与否，是指那些潜在顾客是否具惠顾的可能。因此在准备印制寄发这类函件之前，高尔夫VI设计的营销经理首先要浏览一遍通信名单。
 

1.名单分类
    通信名单应依顾客的类型进行分类，诸如公司、政府机关、旅行社等这类名单还需进一步的分组安排。也就是说，高尔夫VI设计公司要将那些一年左右没有上门的顾客另编成册，而单独列出一份活动性的顾客名单。通信推广的主要目标几乎完全着重于这份有效的名单。
2.通信名单制定的方式
制定通信名单最简单的方式是利用原有的顾客登记薄加一张8mm×12mm的卡片。公司若能制作一份顾客历史记录表，也有实用价值。
顾客的姓名、现住址、邮政编码、信箱号码等的记载应绝对正确。地址相同而姓名略有差异，或者同一姓名见于两处者，均应予以省略，不必重复记录。由于记录不清而将两封信寄给同一个人，当然会影响函件的招揽效果。