酒店营销人员在与顾客谈妥承办会议细节后，对内发布一份；类似公文的会议通知单，告知酒店各个部门在该会议中应负责执行的工作。
    酒店会议通知单的内容包括契约书中的主要资料，以及各部门所需要准备的物品和相关事项，如会议时间和相关事项、接洽人、特殊要求等。各部门接获会议通知单后，必须按照通知单上的要求执行工作。
 

    顾客有时候会对会议细节稍作修改，如参加人数的增减等。为适应这种临时变更，酒店营销部门应该在会议举办前一周，再与顾客确认会议相关事项，将发生错误的可能性降至最低。
    在以电话或传真的方式与顾客进行过确认后，如果没有需要变更的事项，一切准备工作即可按照会议通知单所述进行；但若顾客对会议提出了任何变更，营销部门就必须马上以会议变更单通知各相关部门。
    会议变更单上须详细写明会议原案及修订后的变更项目，以白纸黑字清楚地告知相关部门修改过的工作项目，这样各部门即可依照变更内容调整工作，合力达成顾客的要求。
    另外，使用变更明确传达会议信息，相关部门便不再允许有未接到通知的借口，所以有效避免了酒店各部门互相推诿责任的现象。