1.提供相关资料并解说
    在洽谈的过程中，营销部经理应要求负责接洽的营销人员必须备好足够的资料供客户参考，例如场地图、餐饮标准收费表、容量表、租金一览表、饮料价目表及器材租借表等。
    (1)场地图与客量表。接受咨询时，首先要让客户了解场地大小和形状，即使客户已亲临现场，营销人员仍需准备场地图，为其详细解说。
    由于不同桌数与的宴会所适合的场地类型不尽相同，所以宴会厅往往设有许多隔间并有不同的标识设计，以满足客户需求。例如，设50桌或10桌宴席的宴会，其适用空间大小就有区别，因此应为客户提供不同的宴会厅别，让客户针对自身需求进行选择。至于中式宴席、自助餐、酒会、晚宴、舞会或会议等不同类型的宴会活动，也需根据赴宴人数决定。

    在洽谈过程中，一定要充分提供一切与宴会厅相关的资料给客户。除传达既有信息外，营销人员本身也需非常清楚资料的内容，以随时解答客户对举办宴会的各种疑问。
     (2)租金价目表。客户在了解宴会厅场地情形后，通常会继续询问关于场租的问题，所以租金价目表也必须一并提供。
    场租依时段区分而有不同的收费标准，每时段大致是3～3.5小时。一天可分为三个时段，第一时段为8:30～12:00，第一时段为13:00～16:30，第三时段为18:00～21:30。租金在白天(早上和下午)的定价一律相同，但晚间时段则为白天收费的2.5～3倍。