(3)餐饮收费表。营销部经理必须明确制定一套标准的宴会餐饮收费表，详列宴会厅中所有西餐、中餐、自助餐或鸡尾酒会等各类宴会活动最基本的收费项目。收费表一般是由各个部门尤其是餐饮部门共同商讨制定的。每一张表都需注明有效期限，以便及时依市场行情与成本变动调整更新。
2.接洽方式
    在洽谈阶段，可采用电子邮件或电话方式与客户接洽。若客户采用电子邮件的询问方式，营销人员必须负责将场地图、容量表、租金一览表及餐饮标准收费表等上述所有宴会资料通过传真发给客人，如实告知宴会事宜，以增加促成宴会举办的可能性。
(二)预约
1.做好记录工作
    营销部经理应要求营销人员对有意预订宴会的客户，做好以下工作：
(1)清楚宴会的日期、时间、名称、性质以及联络人姓名、电话，并书面记录下来。
(2)酒店标识设计的菜单内容、饮料种类、赴宴人数、宴会预算、摆设方式、客户的付款方式以及其他如花饰、代支费等要求应如实记录。

    为方便记录，上述预约宴席所需的资料都可囊括在宴会洽谈表中，有了宴会洽谈表，营销人员与客户洽谈时便可以马上将所有资料填妥，并将客户的要求圈选出，等到将宴会通知单发给各部门时，所有宴会需求便一目了然。
    如果客户只是预约宴席，营销人员必须对其保持追踪，直到客户下订单为止。若客户取消订席，也要询问取消宴会的原因，并予以记录，作为日后改进的参考。