2.收取定金
    通常，除熟客及小型宴会不预收定金外，其他所有大型宴会在预约时，都必须先交10%的定金，付完定金才表示该宴会场地确实已被订下。否则一个大型宴会如果临时取消，对酒店势必造成重大损失。
3.提供各种价位的菜单
    一个例行餐会、简单的宴席或是常客，通常只要一个电话便可将洽谈和预约两个步骤同时完成。但若是比较复杂或较为重要的宴会，则客户可能会先将标识设计的菜单拿回去研究后，再答复酒店。
    决定菜单内容时，不但要了解客户的预算和喜好，也应考虑季节、成本、酒店厨房器材设备等问题，不能随便将菜单开给客户。而在考虑后厨具体情况下，有些宴会菜单可特别注明“本菜单适合50桌以下”或“本菜单适合100桌以下”，以确保宴会顺利举行。
4.注意事项
    营销人员必须注意，在订席簿上记录时最好用铅笔书写，以便随时根据客户需求加以更改。记录之后，再将所有的预约资料在管理系统中建档。

(三)确认及签订订席合同
    预约时虽已经记下客户所有的要求，但客户日后却仍有可能改变主意，所以必须再将双方所同意的事项记录在合同上并请客户签字，以保障客户与酒店的权利。
    如果客户没时间亲自到酒店履行签约手续，则可以通过书面、传真或邮寄的方式，将文件送交至客户手中，请客户在合同上签字，签妥后再传真或邮寄回酒店以示慎重。