(四)发布宴会通知单
    营销部在与客户签订合约并谈妥宴会细节后，对内应发布一份类似公文的宴会通知单，告知各个部门在该宴会中各自应负责执行的工作。
    由于成功举办一个宴会需靠许多部门尤其是餐饮部门通力合作，所以如果一张宴会通知单能够清清楚楚地将所有工作事项列出来。宴会通知单即可称为这些工作部门的工作订单。
(五)再次确认
    营销部在与客户谈妥所有宴会细节之后，才开始对内发布宴会通知单，所以通知单上所传达的信息大致上并无问题。但客户有时候会对宴会细节稍作修改，如参加人数的增减、桌形的改变等。酒店标识设计的宴会变更单上应详细载明宴会原案及修订后的变更项目，以白纸黑字清楚地告知相关部门必须修改的工作项目。这样各部门可依照变更内容调整工作，合力达成客户的要求。
    另外，使用变更单明确传达宴会信息，其相关部门便不再允许有未接到通知的借口，所以可有效避免各部门互相推卸责任。

(六)各部门工作计划拟订
    对宴会中牵涉的所有工作事项，如宴会准备的前置工作、宴会进行中的工作分配与人力调度，以及宴会结束的复原工作等，各部门应制订详细的工作计划以便开展宴会工作并明确责任。
(七)追踪
    宴会结束后，由负责接洽该宴会的营销人员亲自拜访或打电话给客户表达感谢之意，并询问客户对此次宴会的意见和建议。