文件纸头、传真纸头和表单纸头是酒店事务识别系统中的第二应用要素群，在该子系统中的重要性不亚于第一应用要素群。其中，文件纸头和表单纸头仅供酒店内部使用，传真纸头更多地面向外部世界，资料袋在酒店内部均有广泛的使用。
        在文件纸头设计项目下，主要包括封面设计、纸头设计和内文设计等方面的作业内容以及相应的设计解说和应用解说。封面设计会更多地应用辅助图形进行装饰，提高封面的美感，而且多通过色彩的差异化突显文件类型，方便查阅和存档管理；与封面设计类似，纸头设计亦十分重视通过色彩和类别编码等要素的运用，形成文件系列纸头，如红色纸头代表必须全面执行的绝决策性文件，黄色纸头代表必须紧急处理的应急性文件，绿色纸头代表可以从容展开的咨询性文件；文件的内文设计多从属于纸头设计，多选择文件主题、编码和页码等少数几个要素展开，以达清晰、简洁之效力。
 

        与文件纸头不同，传真纸头与外界的接触面更广，作为正式的有着法律责任色彩的商务性沟通载体，传真纸头的设计宜直取严谨设计之途，力求清晰、简洁和容易识别，即使有一些装饰，也仅仅是一些底衬性的点缀而已。由于网上商务的蓬勃发展，传真纸头的设计项目下应加入电子邮件版的传真纸头设计，满足越来越广泛的网络传真之需。进行此一小项设计时，应注意避免使用影响接发速度的设计方式。
        限于酒店内部使用的表格和单据种类繁多，表单数据多选择代表性的工作流程图、工作计划书、工作备忘录等表单展开。与文件纸头和传真纸头设计相比，表单纸头的设计更强调为表单留位，基本弃绝装饰性设计，相应的设计要素也减至最低，以保证表单的独立和填制使用的方便性。