在与客人洽谈过程中，酒店营销人员必须准备好足够的资料供顾客参考，例如场地图、餐饮标准收费表、容量表、租金一览表、饮料价目表及器材租借表等。
（1）场地图与客量表
     接受咨询时，酒店营销人员首先要让顾客了解场地大小和形状，即使顾客已亲临现场，营销人员扔需准备场地图，并为其解说。
 

     由于不同桌数与不同形态的宴会所需要的场地内型不尽相同，所以宴会厅往往设有许多隔间，以满足顾客需求。例如，设50桌或10桌宴席的宴会，其适合举办宴会的空间大小就有很大差别。因此，酒店营销人员应为顾客提供不同的宴会厅别，让顾客针对自身需求进行选择。至于中式宴席、自助餐、酒会、晚宴、舞会或会议等不同类型的宴会活动，酒店营销人员也需根据赴宴人数来进行有针对性的营销。
另外，酒店开会场地的摆设形态，也需根据赴宴人数决定。
还有，酒店开会场地的摆设形态，如U字形、教室形或戏院形的桌椅排列方式，也会影响宴会厅的宾客容量表中有详细说明，方便顾客参考。
酒店营销人员应事先准备好室友资料数据，如宴会厅室内高度、房间长宽及总面积等。这些资料不但能使顾客进一步了解整个宴会厅的情况，也有助于顾客构思场地的摆设。因此在洽谈过程中营销人员一定要充分提供一切与宴会厅相关资料给顾客。除传达既定信息外，营销人员也需要非常清楚资料的内容，以随时解答顾客对举办宴会的各种疑问。