在接受顾客订房时候，酒店营销部的订房人员应填写订房单，订房单为订房者与酒店间的租房合约。通常为方便酒店作业，散客与团队的合约形式略有不同。在订房作业时，酒店经常会遇到以下一些问题，其处理原则如下：
订房者以预付订金（通常为一日房租）或书面（通常为经常往来顾客）的方式保证订房合约使用。酒店在保证期内（最少应为到达当日）有责任依订房合约内容，为顾客保留原订的房间及附带要求。
 

顾客在酒店订房的更改与取消订房：
第一，订房原则上只有原订房人或预定住宿顾客本人才可更改。
第二，不由顾客直接付款的订房或顾客已预约付款的订房则必须经订房者通知才可更改。
第三，通知变更订房的所有资料必须保留完整记录。
第四，其他注意事项同接受订房时的步骤。
第五，如不能接受顾客欲更改的部分应明确回复。
第六，原订单与相关资料不可毁弃，应附在新订房单后面，并一起存档。