（1）订房表格
如果接受订房，酒店营销部的订房人员应完成订房表格，记录所有关于顾客的细节和停留的时间及其他的要求与事项。
当从顾客那里获得订房的明确要求后，订房人员应向其解释保证订房和非保证订房两者的分别。顾客选择保证订房后，订房人员应告知其关于保证订房的方法（如信用卡、预付或押金）。
在接受了顾客的订房要求并记录了预订的细节后，订房人员必须立即更新房间可使用图表。这样可保证房间使用记录的准确性，且可避免超额订房或遗漏订房。
 

（2）酒店日志
在更新房间可用图表之后，订房人员必须将所有订房细节输入到酒店上。
由于酒店需要随时更新顾客的最新资料，所以订房人员需要注意所有的订房细节，因为日志记录了顾客下次到达的日期，这将有助于为即将到达本酒店的顾客做一些事前迎接准备，让顾客感受到更体贴的服务。
酒店日志应包含下列内容：
1）顾客名字。
2）要求房间的类型。
3）停留的时间。
4）等级和价格。
5）如何预订及何时预订。
6）联络电话。
7）预约者来电。
8）注意事项。