1.记录
    假使顾客有意向酒店预订宴会，那么，酒店营销人员便需问清楚宴会的日期、时间、名称、性质以及联络人姓名、电话，并书面记录下来。另外，顾客对菜单内容、饮料种类、赴宴人数、宴会预算、摆设方式、付款方式以及其他如花饰、活动酒吧、代支费等方面的要求，酒店营销人员也应如实记录。
当然，在预约步骤中，酒店营销人员应提供酒店报价单给顾客，因为大部数顾客在签订合约前可能还会与其他酒店进行比价。无论如何，酒店营销人员务必详细记录每次跟顾客洽谈的结果，处将其存档备查外，也需正确无误地将资料内容转达给其他相关人员。
 

为方便起见，上述预约宴会所需的资料都可囊括在酒店宴会洽谈表中。有了酒店宴会洽谈表，酒店营销人员与顾客洽谈时便可以马上将所有资料填妥，并将顾客的要求圈选出，并且在将宴会通知单发给各单位时，所有酒店宴会需求一目了然。
2.收取定金
通常，除熟客及小型宴会不预付订金外，其他所有大型宴会在预约时，都必须先交10%的订金，付完订金才表示该宴会场地确实已被定下。否则一个大型宴会如果临时取消，对酒店势必造成重大损失。因此，预收订金对酒店而言是一种自保方式，很有必要。
除此之外，若在原来预约宴席的顾客未付订金之前，又有其他顾客欲订同一场地，酒店营销人员应打电话给先预约的顾客，询问其意愿。如果该顾客表示确定要使用该场地。假使顾客看重的宴会厅已被预订，酒店营销人员要尝试说服顾客更改宴会日期。