酒店VI设计的营销人员在与顾客签订合约并谈妥设计细节后，对内应发布一份类似公文的设计通知单，告知各个部门在该酒店VI设计中应负责执行的工作。由于成功设计一家酒店作品需要许多部门的通力合作，所以如果一张“设计通知单’能够清清楚楚地将所有工作事项列出来，对于顺利设计将有很大帮助。
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酒店VI设计通知单的内容包括契约书中的主要资料，以及各部门所需准得的物品和相关事项，如预订时间和相关事项、接洽人、桌数号、厅别、菜单、特殊要求等。各部门接到酒店VI设计通知单后，必须按照通知单上的要求执行工作。
酒店VI设计人员在与顾客谈妥所有宴会细节之后，才开始对内发布酒店VI设计通知单，所以通知单上所传达的信息大致上并无问题。但顾客有时候会对酒店VI设计细节稍作修改，如设计的增减、桌号的改变等。为适应这种临时变更，营销人员应该在设计好前一周，再与顾客确认设计相关事项，将发生错误的可能性降至最低。
设计变更上须详细写明原案及修订后的变更项目，以白纸黑字清楚地告知相关部门修改过的工作项目。这样各部门可依照变更内容调整工作，合力达成顾客的要求。
另外，使用变更单明确传达设计信息，相关部门便不再允许有未接到通知的借口，所以可有效避免各部门互相推诿责任。

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