在酒店的营销组合中，维持一种正确而且最新的档案记录系统，对任何酒店营销部门来说都是最重要的工作。没有正确的档案记录，酒店营销部门就没有作战的武器。
    酒店营销部门最重要的业务步骤就是建立一种追踪系统。这是为了在适当的时候把档案交给营销员，以便他进行追踪接触。这很简单，每一档卷都备一张3mm×5mm的卡片，上面记着一系列的约会登记区分卡。
这些区分卡由12张卡片组成，一张用一个月，每月有31张备忘卡片用于该月份的每一天。在抽屉里最上面的区分卡用于本月份，后面则有31张备忘卡用于本月份的每一天，再后面则是用于下个月的第二套区分卡，以此类推。
 

档案是用以标明特定的约会日期，所以这个日期便写在信函档卷的正面，备忘卡片也依次列入档案。每个月的1日，将卡片分类列在该月份预订约会日期的后面。月底时，将使用过的卡片放到后面，再换新月份的卡片，如此下去，12个月周而复始。
每天早上，营销秘书的第一件事情是取出当天要用的备忘卡片，再抽出相关的信函档卷，把备忘卡放进档卷里，然后一并放到负责处理此事务的营销人员的办公桌上。营销人员依照备忘卡及有关记录进行工作，事后应签名并退回备忘卡，以备营销秘书进行事务处理。