要开展正常的营销工作，酒店营销经理要为所在部门设计一套有利于记录、管理的记录营销系统和资料系统，并确保其正常运行。从而，在人员辞职的情况下，各项业务也可追寻，而不受人员变动的影响。
有些酒店备有一种通用工作卡，它可以摘要记述已经处理的个别会议事务，一目了然，使酒店营销人员无需查阅档案。这种卡片的尺寸通常是3mm×8mm。
    卡片记事非常简明，营销人员只要看一下便可知道本年度某一特定时间可能有的有的业务、某一特定的营业额、某一特定地区的市场情形。
 

这些卡片上一般应注明以下资料：团队机构的名称，主管人员的姓名、地址及电话号码，会议的规模及日期以及对于此次生意所作的推销过程。这些方面的说明要力求简洁。横在卡片顶端的是月份的标记，表明该团队举行会议的月份。在月份标记上可以附一个彩色的小型金属标签，只要一看就可在全套卡片中抽出某一月份的卡片。