若酒店标识设计公司专设档案来保存那些设计过的酒店的资料，则能使曾经设计过的酒店成为将来业务的来源。特别是针对每年都固定调整设计的酒店或个人，公司更应该将其历年设计作品的情况详加记录，以便为其提供最恰当的服务。
例如，把每年的连锁酒店vi设计、星级酒店品牌策划、旅游度假酒店vi设计、等设计资料建档保存，便会有许多好处：遇到常客设计时可能不需另开单价报价，只要按照先前的报价即可；有曾设计某家酒店的老板想按当时的方式设计，那么只需把当时的酒店档案调出来作为参考，即可省去许多顾客讨论的时间。
 

另外，对于外烩设计来说，公司营销人员通常必须到达酒店举办现场取得场地资料，如场地大小及空间配置等，以便进行酒店规划。但若酒店标识设计公司营销人员先前已将资料存入，则当同一个场地再度需要外烩服务时，就可免去重新勘察场地的步骤，而只要针对场地的变动情形稍作修改，甚至不需修改，就可以直接沿用。