在准备举办酒店宴会时，顾客所采取的第一个步骤便是向中意的酒店询问宴会的相关信息，其方式大约可分为三种——来店、来信或亲自前来洽谈。
顾客一般会提出以下问题：酒店场地是否有空、宴会费用、宴会厅规模、宴会厅相关机器设备、菜单内容、最低消费额（餐食及饮料）、现场配置图、定金以及宴会活动相关厂商资料的取得等。面对诸如此类的疑问，酒店营销人员须一一向顾客说明，努力掌握每一个可能的营销机会，主动争取最大的客源。
 

     那么，怎样主动争取最大的客源呢？首先，一旦获悉顾客有举办宴会的意愿，酒店营销人员应尽量邀请顾客亲临宴会厅进行面对面解说。营销人员就现场设备进行清楚解说并为顾客解答问题，不但可以增加说服力，让顾客更易接受，还可使承办酒店宴会的成功几率大为增加。如果顾客不愿前往，酒店营销人员则要登门拜访了。
一般来说，酒店宴会业务大概只有75%是自己找上门来的，其他25%必须依靠营销人员主动进行促销，主动争取客源。