酒店营销部还可备一套档案目录卡，依文档室的文档名称编目。酒店营销人员只要一看卡片就可知道有没有某一机构团队的文档资料。
用于个人推销、宴会推销以及会议推销的最新且正确的邮寄名单是非常必要的。酒店应当定期检查这些邮寄名单，使其具有时效性，因为过时的姓名、地址对于任何函件将无效果可言。
酒店营销部门在营运中，最好备有房间用途登记薄，因为没有这种登记薄就无法进行有效的计划预订。有些酒店拥有大量的多用途房间，例如商务会议房。如果没有一本房间用途登记薄，酒店对这种生意就不可能做到有效的管理。
当然，酒店也可用活页纸每天进行登记。具体方法为：列在纸业左边的是各种可用于进餐、开会或其他任何用途的房间。依据这些房间的使用频率，每一房间栏下应有六行空白，用以登记同一天的用途，如早餐、上午集会、午餐、下午集会、晚餐以及夜间用途。活页纸上方横行项目为：机关或个人姓名、用途的种类、时间、出席人数、价格、预订人、设计人、负责人的地址及电话号码、备注。临时的登记可用铅笔，业务已确定的事项则用墨水笔。
 

顾客记录系统的实际运用在于追踪营销机会，使老顾客不致流失他处，如果有一段时间没见某一位老顾客的面，无论是六个月、一年，甚至两年，酒店就得写一封信给这位老顾客。寄信给老顾客时若能附上贴足邮资的回卡，通常会有理想的结果，继之而来的可能就是订房。
顾客记录除了有助于营销推广之外，还有许多优点，主要是在营销紧迫时期可以参考顾客的信用，以及可用作接受订房的参考。同时她还可以提供确切的警告，让酒店知道那些顾客是不受欢迎的。