确定信息传播所需要的媒介；确定信息传播所需针对的其他重要的外部公众；准备好组织的背景材料，并不断根据最新情况予以充实；确保危机期间酒店的电话总机人员能知道谁可能会打来电话；准备一份应急新闻稿，留出空白，以便发生危机时可直接充实并发出等。
第四节  酒店危机应急管理
    危机应急管理是指危机事件发生后，在危机调查的基础上，制定一系列应急措施，化解矛盾，协调公众关系，做好善后工作，重塑企业声誉和形象的危机管理过程，是危机管理的根本任务之一。
一、应急管理的原则
    一般来说，危机事件时间急，出乎意料，影响面大，处理起来有一定难度。处理过程中要掌握以下原则。
(一)积极主动原则
    积极主动原则应用于直面危机，把握舆论主动权，有效地控制局势，不可急于推卸责任和听任事态蔓延。即使受害者在事故发生中有一定责任，酒店也不应首先追究其责任而公众反应强烈时，酒店可采取高姿态，宣布如果责任在己，一定负责赔偿，以尽快消除影响。

(二)快速反应原则
    危机具有突发性特点，人员、资源越早到位，处理就越容易，代价就越小，可能的不良后果就越小，危机转化为商机的可能性就越大。
(三)专业指导原则
    酒店的设施设备与标识设计类别庞杂，具有很强的专业性，需要从专业的角度为制定预案提供依据。要注重加强专业措施来控制、减轻和消除危机引发的社会危害。