不管酒店规模的大小，建立顾客记录系统应视为推广个人业务的最有价值的方法。顾客记录的建立与运用有几种方式或系统，但是即使最小规模的酒店营运也可按照某种简单的方法制备值得运用的顾客记录系统。
（1)记录的内容
     顾客记录要记录有关顾客个人的详细资料，其中包括他们每次来酒店的投宿情况、住的房间、付的房租，以及他们对某一类型的膳宿的偏好、对娱乐与运动的爱好。
    （2）顾客记录系统的运作与应用
    登记卡是柜台使用的一种顾客记录工具，其背面记载着顾客的来店时间、租用房间、聚会人数及附注。辅助栏中注明处理订房事物的员工姓名，通常附带说明顾客的信用资料。由于这是顾客记录系统中最简单的一种，所以非常流行。
 

卡片档案系统有一种特别设计的卡片，除了记载与前面相同的顾客的一般资料外，特别加了一个信用栏。这些卡片可用各种不同的颜色分类，例如白卡用于登记最初25次来店的顾客资料，黄卡用于登记25-50次来店的顾客资料，红卡用于登记50-75次来店的顾客资料，蓝卡用于登记75-100次来店的顾客资料，绿卡用于100次以上来店的顾客资料。颜色系统的基本价值可使管理顾客记录的员工依据顾客惠顾的频率立即确定其价值这在营业季节具有无可估量的价值。
顾客记录在酒店营销上有其主要的优点，因为它提供一种有效并且能直接通信的资源，其开发的顾客不仅是已知的可能的顾客，而且也是本酒店产品的确定的使用人。