一般客人的问题不外乎场地是否有空、宴会和会议的费用、宴会厅规模、宴会厅能提供的相关仪器设备、菜单内容、最低消费额、酒店标识设计的现场平面图、定金等。面对诸如此类的疑问，销售人员须一一为顾客说明，努力把握每一个可能的生意机会。
     一旦获悉顾客有举办宴会的意愿，销售人员最好能邀请顾客亲自到宴会厅现场看场地。毕竟仅通过电话进行解说，无实物可供参照，往往无法让顾客真正了解宴会厅的实际情况，反而使其对场地的认识模糊不清，无论销售人员如何详尽介绍场地，客人也很难体会。因此尽量邀请客人亲临宴会厅面对面解说，由销售人员就现场设备清楚地为其解答问题，不但可以增加说服力，而且让顾客对酒店的宴会设施有更直观的认识。若顾客不愿前往，销售人员就要考虑登门拜访。一般来说，宴会生意大概有75%是自己找上门来的，其他25%必须依靠销售人员进行促销活动，主动争取客源。在洽谈的过程中，负责接洽的销售人员必须备妥足够的资料供顾客参考，例如：场地的平面 

图、各式菜单的价格表、客人的容量表、租金一览表、器材租金表。接受咨询时，首先要让客户了解场地的大小和形状，即使顾客已亲临现场，销售人员仍需准备场地平面图，为其解说。由于不同桌数与不同形态的宴会所适合的场地类型不尽相同，所以要提供多种平面摆设图，满足顾客需求。