(四)回复咨询
   无论回复何种咨询，重要的是确定与客户相关信息、自己酒店的运营情况和各种活动的细节。在完成了这类确认后，就可以展开实际的销售了。
四  咨询的种类
    有关宴会销售咨询的种类有书面咨询、电话咨询或客户亲自来访咨询三种。
(一)书面咨询
    潜在客户的书面咨询不应以书面方式回复，电话能较为迅速地联系到客户。通过与客户的电话联系，宴会销售总监或员工能够确定客户的具体需求，向客户提供功能厅房间的详细情况及宴会的菜单和合同的条款。
(二)电话咨询
    对客户的电话咨询必须迅速高效地予以回复，以保证销售的成功。活动情况日志和其他诸如价格和菜单样式等资料应随时备好。此外，宴会销售部的员工必须有能力通过与客户的电话交谈，获得足够的相关信息来制定价格、推荐性销售的模式，并做好预订。

(三)客户亲自来访咨询
    针对客户亲自来访咨询，酒店应该高效友善地向客户解释其所关心的情况。当客户突然到来询问宴会场地的相关情况时，酒店宴会部的员工应该对潜在的客户持欢迎的态度并立即通知宴会销售总监或销售员工。如果要求客户等待，必须提前告知需要等待的时间。此时应该用咖啡或茶招待客户，并提供给客户有关宴会销售部门的阅读材料，如：以往的活动照片、酒店有关活动的报道、酒店VI设计的宣传册或相关数据指南、菜单样本等。这种资料可能会给客户的问题带来一些答案或能使客户更清楚地了解宴会销售部门的运营。