即使团队的实际到达客人低于这个数字，客户方也应按照原报的数目付费。许多酒店都会同意准备高于这个数目的桌台以备实际人数超出预报的人数，备用桌台和服务设施从5%到10%。这种保证条款有助于酒店控制劳务和食品的成本。
九  会议用房销售
    以下几项原则有助于酒店提高自己的会议用房销售量：
   (1)销售额直接与使用会议场所的面积成正比。应该最大量并有效地使用会议房间，例如：尽可能地把会议按顺序安排在同一房间，而不应该把宴会活动安排在另一个会议的后面。通过这种方法可以降低场地摆台的成本，既节约了时间又可以提高场地的销售。
   (2)首先推销出最不受欢迎的场地可以最大限度地提高场地的使用率。如果首先推销出最不受欢迎的场地，后面的场地就能较为轻松地售出。如果在后期受欢迎的场地未被售出，可以将前面的售出场地转移到这里，为客户推出升级的酒店VI设计服务，这能带来可观的效益。
 

    (3)如果客户要求全天或整个晚间预订某一场地，销售人员应仔细审视。很少有会议的计划者真正会全天或整个晚间都使用会议场地。这样，几小时的“空闲不可用”的时间就可以安排给另一个会议。
   (4)会议销售的时间应该着眼于营业的淡季。会议的房间和场地的使用通常都在旺季，因此销售活动应该始于营业的低谷和平行期。