假使顾客有意预约宴会，销售人员需要问清楚宴会的日期、时间、名称、性质及联络人员姓名、电话，并书面记录下来。另外，酒店标识设计的菜单内容、饮料种类与宴会人数、宴会预算、摆设方式、顾客的付款方式也应如实记录。当然，在预约步骤中，销售人员要提供报价单给顾客，因为大多数顾客在签订合约后可能还会与其他饭店进行比价。无论如何，销售人员应详细记录每次跟顾客洽谈的结果，除存档备查外，也需要正确无误地将资料转达给其他相关人员。只有如此，方能确保宴会的成功。为方便记录，预订宴会所需的资料都已经包括在宴会洽谈表中。有了宴会洽谈表，酒店销售人员与客人洽谈时便可以马上将所有资料填妥，并将客人的要求选出，等到将宴会通知单发给各部门时，所有宴会需求都一目了然。如果顾客只是暂订宴席，酒店则必须对其保持追踪，直到客人下订单为止。若顾客取消订席，也要询问取消宴会的原因，并予以记录，作为日后改进的参考。
    

     通常情况下，除熟客不收定金外，其他所有宴会及会议确认时，都必须先交30%的定金，付完定金才表示该酒店宴会场地确实被订下。否则一个宴会如果临时取消，对酒店势必造成重大损失，因此预收定金是酒店的另一种自保方式，实属必要。除此之外，若在原来预订宴席的顾客未付定金之前另有其他顾客预订同一场地，销售人员应打电话给先预订的顾客，询问其意愿。