如果顾客表示确定要使用该场地，就必须请其先缴付定金，否则将让给下一位想预订的顾客。假使客户看中的宴会厅已被预订，销售人员仍然不可轻易放弃任何生意机会，而应积极推荐其他可替代的宴会厅，或尝试说服客人更改宴会日期。虽然在预订时销售人员已记下顾客所有的要求，但是客人日后可能变卦。所有销售人员必须将双方同意的事项记录在合约书上并请客人签字，以保障客人与酒店自身的权利。倘若客人没时间亲自到酒店履行签约手续，销售人员可以通过书面传真或邮寄的方式，将文件送至顾客手中，请顾客在确认书上签字，签妥后再传真或邮寄回酒店以示慎重。在签订确认书时，酒店通常会要求收取定金。有时销售人员忘记与客人签确认书而平白蒙受许多损失，所以为了确保宴会的正常营运，与客人签约是不可忽略的。

六、会议接待
     派专人负责机场、车站的礼仪、接站、公关等；服务提前在酒店、会议室布置好欢迎条幅、欢迎牌、签到台、酒店标识设计的指示牌等；准备好会议所需要的会议资料、会议用品、会议演讲稿等；检查会议室条幅、灯光、音响、茶饮等的准备情况；会议参加者到达酒店后，确认房间楼层及房间号，询问客人是否有特殊要求；确认用餐时间、用餐标准及特殊客人的需要；确认旅游线路行程、用车、导游以及是否增加景点；确认娱乐消费形式、消费标准、娱乐地点；会议结束后，帮会议代表合影留念；为代表提供文秘服务及相关服务。