(4)下发宴会任务通知单。
        预订员再次核对宴会预订单、确认宴会时间、人数、标准酒水、特殊安排等信息无误后，交给预订处主管签字。顾客有特殊要求或有超过自己的职权范围的要求时，要及时请示部门经理。
        做好宴会任务通知单，及时下发给餐饮部、采购部、工程部、营销部等接待部门，请相关部门经理签字，以示知晓。
        如宴会有变化，要及时填写变更通知单下发给相关接待部门，并在预订单上注明被通知人的姓名及时间。
        其间，应与顾客保持联系，反馈宴会准备情况，按规定提前告知顾客，酒店已经准备就绪，恭请顾客光临。
        活动举办后，将相关资料输入电脑系统或客史档案中。
        6.会议预订处理
        (1)电话预订。
        接通电话后，预订员应主动自我介绍，并报出酒店、商场标识设计的酒店名称和所在部门。
        顾客表示预订会议服务，预订员应耐心接受对方的咨询。仔细聆听会议接待要求，如会议类型、会议工程、与会人数、会议室要求、接送要求、饮食要求等，将这些信息详细记录在预订本上。
        传真、信函预订，可参照上述程序接待。
        (2)来店预订。
        顾客来到服务台，预订员要热情接待，主动向顾客介绍酒店会议接待的优势与特点；记录顾客的预订要求，若顾客提出参观会议室的要求，预订员应陪同顾客参观。
        对再次前来预订的顾客，预订处主管要主动征询顾客对上次会议接待的意见和建议。