销售部的标准工作程序和酒店的标识设计在形势需要时可以被增添和修正，但是参与销售工作的每个员工都应当了解这些变化。这类的书面标准工作程序能够使销售人员在为团体进行预订和提供服务时遵循同一标准。
七、酒店档案系统
     对任何销售部而言，唯一重要的人工劳动是保障档案系统的准确性并及时更新。没有精细准确的档案记录，销售部便没有弹药。在销售时，特别是针对团体的销售，销售人员需要随时获取相关信息。多数酒店的档案系统分为三种类型：
     第一种是按机构、公司或协会的名称使用联系人的姓名，按字母顺序存档，酒店常使用这种方法。许多企业发现这是最简易的归档方法。
    

第二种归档方法是按名称的关键字归档。当不清楚机构的确切名称时，这类归档法便体现了优势。举例来说，石油和石油产品协会可以被归人石油这一档内，也可按关键字归档。第二种归档还可以有三级分类法，例如：客户被归在“贸易一制造一鞋”、“贸易一零售一服装”或者“教育一教师一高中档案”中。
      第三种归档方法是数字法，每个档案都有一个指定的客户号码，然后相应的一组档案卡片按客户号码和名称被归入档案。这种方法常常被用于大型档案系统，而且很有效率，尽管这种方法迄今尚未被广泛应用，但是酒店越来越倾向于利用计算机技术来储存客户记录，这种方法会越来越流行。一些酒店偏向于其中一种方法，还有酒店使用不止一种方法。然而，比较简单的系统通常要比复杂的优越。