(4)留有的保存与删除。
        每天上班时，将留言夹中的留言单下联按房号顺序整理并存档，已过期未接到留言者最近通知的留言单，话务员可将其按作废清理；长住顾客的留言在顾客提取后一周，由总机领班删除电脑上的留言内容。
        3.住客留言服务
        (1)接受顾客留言。
        住店顾客欲离开房间或标识设计公司设计的酒店时，若要求给来访行留言，话务员要请顾客详细填写住客留言单(一式两联)，所填信息包括顾客的姓名、房间号、留言内容、联系方式，以及来访者的姓名、联系方式和到访的有效期限等。顾客填写好留言单后，话务员要仔细查看，并请顾客确认签字。
        若顾客打电话要求留言，话务员要准确记录留言信息，经复述确认无误后，将留言信息填写在留言单上。
       （2）转达留言。
        话务员将留言单上联存放在住客留言夹里，把留言信息输入电脑，将留言单下联保管存放好。访客来到服务台提取留言时，话务员应请来访者出示有效证件，核实无误后，从留言夹里取出对应的留言单上联交给来访者，并请其在留言单下联签字确认。若访客致电到服务台，标识设计公司设计的酒店话务员应询问对方留言者的姓名、房间号、联系方式，以及他本人的有效证件号码，核实其身份后，向其口述留言内容，并将电脑中的留言状态改成“已通知”。