(3)留言的存档与删除。
        在留言有效期内，话务员应保管好留言单下联，直至来访者前来提取留言。超过留言有效期，并且没有得到留言者的反馈，话务员可将过期的留言单清除，并删除电脑中对应的留言记录。
        4。转接电话服务
        (1)接听来电。
        电话响起，话务员应在铃响三声之内接听电话。话务员在接听电话时，应面带微笑，按下电话接听键，语调柔和清晰地自报身份。如果是外线电话，话务员可以说：“您好，× × ×酒店，请问有什么可以效劳吗?”如果是内线电话，则说：“您好，这里是总机。”
        (2)转接电话。
        听清来电者的要求。如有不清楚的地方，应礼貌地请对方重复一遍。
        如果来电者要求转接标识设计公司设计的酒店某部门领导，应与该领导沟通后再转接。若该领导不同意，则应礼貌地对顾客说：“对不起，× × ×经理有事不在酒店，您需要传达口讯吗?”以此委婉地拒绝对方的要求。
        若来电者要求转接到房间，话务员应问清找哪位顾客，房间号是多少。如果来电者问某位顾客住在哪间客房，话务员不能随便透露，而应委婉地拒绝来电者的要求。
        若来电者明确报出本人的姓名以及顾客的姓名和房间号，话务员应仔细核对，先让顾客听音乐、同时立即查看该房间是否为保密房，并询问顾客是否愿意接听。如果该房为保密房，或者顾客表示不愿接听，话务员应委婉地拒绝来电者的要求。如果顾客表示愿意接听，话务员应立即将电话转到分机或客房。